Management assistant

Functie

• Help je graag projecten begeleiden?
• Werk je graag administratief en ondersteunend?
• Zie je jezelf als de rechterhand van de manager?

Lees dan zeker verder!

Als Project Manager fungeer je als de rechterhand van de Project Directeur en ben je verantwoordelijk voor het begeleiden van diverse projecten, waaronder overnames, fusies, herstructureringen en change trajecten. Je zal nauw betrokken zijn bij het voorbereidende werk en de administratieve ondersteuning bieden die nodig is om projecten succesvol uit te voeren. Daarnaast beheer je de agenda van de Project Directeur en zorg je voor een vlotte planning van vergaderingen en andere afspraken. Kennis van sociale wetgeving is van belang, gezien de toepassing ervan in verschillende projecten. Ervaring in dit vakgebied is geen vereiste, aangezien een opleiding wordt voorzien voor de juiste kandidaat.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Begeleiden van projecten rond overnames, fusies, herstructureringen en change trajecten.
• Administratieve ondersteuning bieden aan de Project Directeur.
• Beheren van de agenda en voorbereidende werkzaamheden verrichten.
• Verzorgen van een vlotte communicatie en coördinatie tussen verschillende belanghebbenden.
• Het bijhouden van relevante documentatie en rapportages.

Jouw profiel

• Diploma in bedrijfskunde en of projectmanagement of bent gelijkgesteld door ervaring. Schoolverlaters komen zeker ook in aanmerking.
• Bent analytisch en cijfermatig sterk en kan vlot werken in Excel en andere Office tools.
• Dankzij je drive kan je projecten echt vooruit duwen en slaag je er in om deadlines in team te behalen.
• Pragmatisch, resultaatgericht, proactief en creatief in je denken en handelen en hebt een sterk probleemoplossend vermogen
• Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal en kan goed je plan trekken in het Frans.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen, ... organiseren en opvolgen
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
• De activiteiten van een team coördineren
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren

Aanbod

• Dit bedrijf biedt je een uitdagende functie met verantwoordelijkheid.
• Tegelijk kan je meewerken aan de verdere groei van het bedrijf.
• De sfeer is jong en direct, het enthousiasme spreekt voor zich.
• De onderneming biedt je een aangepaste verloning volgens inzet en resultaten.